Jak udělat z Gmailu šikovný úkolovník pro prostý lid

J

Potřebujete si udělat pořádek ve svých úkolech a všechny ty GTD a TASK appky jsou pro vás zbytečně složité, zbytečně našlapané nebo zbytečně drahé? Pokud používáte Gmail a kalendář od Googlu, možná vám bude stačit to, co mně.

TENTO ČLÁNEK NENÍ: Pro lidi, kteří pracují na složitějších projektech, kteří mají spoustu různých úkolů a termínů, jsou často v terénu, musí mít furt o všem přehled a vůbec mají složitý a těžký život. Neučím orly lítat, takže jako geek nebo nerd byste se jen smáli nebo vrtěli hlavou.

TENTO ČLÁNEK JE: Pro lidi, kteří si jen potřebují trochu zorganizovat jednoduché úkoly, jejich práce se skládá především z rutinních činností, jen semtam se jim něco akutně posere a pracují především v kanclu/doma na PC, nevyhovují jim další appky a používají Googlevěci.

ÚVOD NEZBYTNÝ

Jsem jednoduchý člověk, mám víceméně monotónní práci, nejezdím po světě, sedím celý den na prdeli na benzince, vždy v dosahu PC. Telefon používám jen k telefonování, popřípadě něco vyfotím a výjimečně pošlu mail.
Přesto se i v mém životě vyskytují úkoly a činnosti, které je potřeba vykonat a na které nesmím zapomenout (ale nechci na ně myslet).

Proprokrastinoval jsem bambilion času čtením článků o GTD, efektivitě a dalších podobných věcech, ale nic z toho nešlo moc aplikovat na můj každodenní nudný život. Neřídím projekty, neřídí mě projektoví manažeři, nesedím na pěti židlích najednou a nemám pracovní den rozparcelovaný po minutách. Mám jen věci, které musím udělat a které bych neměl zapomenout.

Všechny systémy byly sice promakané a asi dávaly smysl, ale pro mě to bylo jak jít s kanónem na veverku.

Vyzkoušel jsem taky hafo aplikací jako gtasky, wunderlisty, todoisty a a jiné isty, zabil jsem s tím hromadu času a nic jsem nakonec nevydržel používat dlouhodobě, bo to na mě bylo zbytečně moc chytré.

Nakonec jsem provedl ehm analýzu a uvědomil si, že jediné dvě záložky, které mám v chrome VŽDY otevřené, jsou – Gmail a Kalendář. Tož jsem pohledal po netu a nakonec jsem si vyrobil TASKmanager vlastní. Hele:

VÝHODY SYSTÉMU

  • Mám všecko na jednom místě
  • Gmail používám dlouho a jsem s ním spoko
  • Má dobré vyhledávání, tak můžu klidně ignorovat různé třídění do složek a jiné složitosti
  • Zatím se mi z něj nic neztratilo nebo o tom nevím
  • Když tam něco pošlu, najdu to, na rozdíl od papírů, notýsků a jiných věcí
  • Je zadara (popřípadě pár kaček měsíčně za navýšení kapacity gugldisku)
  • Prakticky mimoděk dosáhnete systému INBOX ZERO.

NEVÝHODY (?) SYSTÉMU

  • V mobilní aplikaci svoje úkoly neuvidíte – ale já sedím furt u kompu, takže je mi to fuk
  • Není stavěný na PROJEKTY, tzn. na další podúkoly, milníky atd. Asi by to šlo nějak přečůrat, ale já to nepotřebuju nebo si jednotlivé kroky projektu rozepíšu jednoduše do samostatných úkolů.

JAK TO MÁM JÁ

Už jsem říkal, že mám jednoduchý život?

Moje úkoly sestávají z denních popřípadě měsíčních rutinních činností, pak jsou věci, které “by se měly/chci” udělat, a nakonec průsery, co hoří a tedy “se musí”. Dále musím semtam něco zaplatit (faktury, děckam obědy, kroužky a tak) a pak jsou věci, které klíďo počkají nebo si s nima teď nevím rady.

JAK OHNOUT GMAIL

Nejdříve si to uděláme hezký.

Vlezte do Nastavení Gmailu (ozubené kolečko) a jděte do Rozšířené. Tam aktivujte Více složek Doručená pošta

Pak zase vlezte do Nastavení a najděte Hvězdičky. Tady si vyberte dle vlastního vkusu, které chcete používat a jednoduše si je přetáhněte ze spodního řádku do horního. Max 5 kusů! Když necháte myš nad kteroukoli hvězdičku, zobrazí se vám její název – doporučuju si ten název poznačit, budete ho potřebovat.

A teď do třetice vlezte do Nastavení a nahoře vyberte Více složek Doručená pošta. Uvidíte tohle:

Máte tam 5 chlívečků. V pravém sloupci si pojmenujte svoje škatulky dle libosti – je to jen na vás a nemusí to být jen o úkolech! Například jeden chytrolín doporučuje stanovit si na den třeba 1 BIG, 3 MEDIUM a 5 SMALL úkolů, ne více! Ale je to čistě na vás. Moje žena třeba na úkoly kašle a nechává si tam zobrazovat pracovní emaily, které ji chodí na její školní email. Tohle je čistě na vás a kdykoli si to můžete upravit nebo celé překopat.

A do levého sloupce si nastavte ty vaše hvězdičky, které ke chlívkům chcete. Podle nich se to pak bude celé samo třídit.

Dole ještě zaškrtněte Umístění panelu VPRAVO a máme to! Hotovo? Tak jdem nastavit motor.

JAK NASTAVIT MOTOR

RUČNÍ PRÁCE: Kdykoliv vám přijde email, můžete mu ručně přiřadit hvězdičku, jakou chcete (prostě klikáte na hvězdičku u emailu tak dlouho, dokud nenajdete tu správnou barvu/vykřičník/otazník). Jakmile přiřadíte hvězdičku, můžete email z Inboxu klidně archivovat. Z Inboxu zmizí, ale díky hvězdičce se vám objeví napravo ve správném chlívku. Až úkol splníte, kliknete u něj na hvězdičku, objeví se ta průhledná a za chvíli úkol sám zmizí do archivu. Pokud ho archivovat už nepotřebujete (třeba je to denní rutina), tak na hvězdičku kašlete a rovnou ho smažte popelnicí.

POLOAUTOMATIKA: Pomocí filtrování zpráv v Gmailu si můžete část práce zautomatizovat. Vysvětlím, jak to mám například já. Každý den mám řekněme 7 činností, které musím udělat hned ráno – poslat nějaké výkazy, spolknout tabletku na tlak, objednat cigára, zkontrolovat záchody a tak. Tohle se opakuje každý boží den a nechce se mi na to myslet. Podobně mám činnosti, které se dělají třeba jen jednou za měsíc – třeba různé fakturace, další výkazy, hlášení atd. Takže jsem si v Google kalendáři vytvořil kalendář s názvem PRÁCE a tam všechny tyhle položky každou zvlášť nasypal a nastavil potřebná opakování – jednou denně, jednou za týden, měsíc atd. (S kalendářem to předpokládám umíte). A nechal jsem kalendář, aby mě upozorňoval pouze e-mailem.

Takže mi každý den ráno v 6 (nebo jak si to nastavím) přijde email s každým tímto úkolem. Pokud nechci, aby mi těch osm emailů viselo v inboxu a dělalo bordel, pěkně si je nechám automaticky filtrovat a zařadit do chlívku. Jak?

Otevřete libovolný email, který vám poslal váš kalendář, nahoře klikněte na Další a zvolte Filtrovat podobné zprávy

Odesílatele nechte bejt, jen do Obsahuje slova napište název kalendáře, ze kterého vám tyhle upozornění chodí. Klikněte na Vytvořit filtr a na další obrazovce zaklikněte čekboxy podle následujícího obrázku.

A dejte Vytvořit filtr.

UPOZORNĚNÍ: Gmail umí automaticky přiřadit pouze základní žlutou hvězdičku, takže na to myslete už při nastavování chlívků. Všechny maily z kalendáře vám budou padat tam, kam jste si na začátku nasměrovali žlutou. Ale dvěma až pěti klikama si pak hvězdu můžete změnit a úkol se vám sám přesune do chlívku kam patří (BIG, MEDIUM, URGENT, MĚLO BY SE, PRŮSER nebo jakkoli jste si to pojmenovali vy).

JAK NA NOVÉ ÚKOLY

Samozřejmě ne všechny úkoly jsou rutiny z kalendáře, vznikají nové a nové. Tož co s nima, abychom na ně nezapomněli?

Já si každý úkol pošlu sám sobě jako email. Když si ho pošlu na základní emailovou dresu, objeví se mi v Inboxu a tam poklikám na správnou hvězdičku a archivuju. Tím mi zmizí z inboxu a skočí do správného chlívku vpravo.

Pokud jde o úkol, který nemusím řešit hned a nechci aby mě pohled na něj stresoval, můžu použít štítky. Vytvořil jsem si v Gmailu štítek UKOLY (něco jako složka, vždyť to znáte). Když se mi objeví email v Inboxu, můžu mu ručně přiřadit štítek UKOLY a dám archivovat. Zmizí z Inboxu, ale zůstane ve složce UKOLY. Když se začnu nudit, vlezu do složky UKOLY, vyberu si úkol, který chci udělat a naklikám mu hvězdičku dle svého uvážení. Tím se mi objeví ve chlívku na úvodní obrazovce a můžu začít řešit. Po splnění ho smažu a je klid. Tohle plánování doporučuju dělat třeba hned ráno nebo už večer. V Gmailu tak vidíte jen těch pár věcí, které máte vyřešit daný den. Nedávejte si těch hvězdiček moc, bo to stejně nesplníte (pravidlo 1/3/5 není úplně blbé). Když odpoledne skončíte s prázdnýma chlívečkama, budete mít ze sebe dobrý pocit. A večer zas přidělíte hvězdičky a tak furt dokola.

DALŠÍ POLOAUTOMATIZACE

Ještě jeden tip, pokud si chcete práci ještě více zjednodušit: Pomocí dalšího filtru si můžete úkoly sypat automaticky do složky UKOLY, aniž byste na ně museli sahat.

Existuje na to finta která se jmenuje nevím jak, možná alias nebo taky ne. O co go?

Řekněme, že váš email je franta@gmail.com. Je úžasné (sorry, já jsem lama, takže se furt něčemu divím), že si ze svého emailu můžete vytvořit libovolné množství různých “pod-adres” a vždycky vám to přijde. Stačí dát za svoje jméno znak plus “+” a nějaké slovo. Příklad: franta+ukoly@gmail.com . A ten email vám vždycky přijde! No a k čemu je to dobrý? No přece můžeme filtrovat!
Takže: Pošlete si email na adresu franta+ukoly@gmail.com. Email otevřete, klikněte na Další, zvolte Filtrovat podobné zprávy (už jsme to dělali!) a teď: kolonku OD klidně nechte nebo vymažte. Ale do kolonky KOMU napište franta+ukoly@gmail.com! Na další obrazovce dejte Archivovat/přeskočit doručenou poštu, Označit štítkem UKOLY a Označit jako přečtené. Potvrdit a fertig.
A pro úplné vymazlení si adresu franta+ukoly@gmail.com přidejte do seznamu svých Google kontaktů jako nový kontakt se jménem Ukoly. A teď si můžete v klidu zadávat své úkoly i z mobilu třeba, prostě pošlete email kontaktu jménem UKOLY a vyplníte třeba jen předmět. Až budete u PC, otevřete složku UKOLY, přidáte mu hvězdičku podle urgence a jedeme dál.

Úplně stejně jsem si vytvořil složku/štítek pro PLATBY.  Přijde do práce faktura, nebo domů složenka, vyfotím mobilem a pošlu mailem na kontakt PLATBY (franta+platby@gmail.com). Ze složky PLATBY si pak vyzobávám akutní platby a dávám jim jako hvězdičku zelenou fajfku. Objeví se mi na úvodní obrazovce v denních úkolech. Zacvakám a mažu. Hotovka.

To je tak jako všechno. Článek je dlouhý, ale prvotní nastavení máte v reálu hotové za čtvrt hodiny a pak už jen fungujete, popřípadě vymazlujete dle potřeb. Všecko máte na jednom místě, nic se vám neztratí a nepotřebujete další a další appky. Třeba to někomu k něčemu bude.

 

 

 

O autorovi

Mr. Zout

Mocný boss Radia Zeitung.

Rozhlasové vysílání a podcasty najdete na Patreonu: https://www.patreon.com/radiozeitung

Texty a jiné blbiny tady i tam.

Napsal Mr. Zout

STAŇ SE KONCESIONÁŘEM!

SLEDUJ MĚ